viernes, 28 de junio de 2013

4.7.5 ENFOQUES ACTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION


 
ENFOQUES ACTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

 Los primeros Sistemas de Información eran programados en lenguajes que funcionaban en computadoras especificas (lenguajes ensambladores o binarios). Con el desarrollo y abaratamiento de las computadoras, esta forma de programación fue evolucionando también de modo que actualmente se habla de sistemas que operan en ambientes propietarios o abiertos. Los ambientes propietarios pertenecen a computadoras que son propiedad de un solo proveedor, en cambio los ambientes abiertos, además de ser homogéneos y pertenecer a varios proveedores trabajan con estándares internacionales para reducir los costos de conversión de las aplicaciones que operan en ellos.

Actualmente existen en México todavía sistemas de Información que funcionan en ambientes propietarios, y su proyecto de conversión debe realizarse comparando el costo de mantenimiento, complejidad de software y tiempo de vida del sistema actual contra el nivel de inversión requerida para modernizar el hardware y reprogramación del software.
 Enfoque Conductual: Una parte importante de los sistemas de información concierne a aspectos de conducta que surgen en el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información y como estos afectan a las personas que trabajan en la organización.
 
Enfoque Técnico: pone de relieve los modelos basados matemáticamente, como la tecnología física y las capacidades formales de estos sistemas. Los sistemas de información son sistemas socio técnicos, Aun cuando están compuestos por máquinas, dispositivos y tecnología física “dura”, requieren importantes inversiones sociales, organizaciones e intelectuales para funcionar de manera adecuada.
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7.4 PERSPECTIVAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION



  PERSPECTIVAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Dentro de lo que son los sistemas de Información mas actuales en las empresas, podemos considerar los sistemas de información directiva o MIS, los sistemas de apoyo a las decisiones directivas o DSS y los sistemas de información de la alta gerencia o EIS.

SISTEMA DE INFORMACION DE LA DIRECCION

MIS (Management Information System) se puede definir como un sistema de información que proporciona la información requerida para la toma de las decisiones administrativas. Desde la popularización del empleo de los ordenadores en las empresas, parece conveniente recoger este hecho en el propio concepto de sistema de información directivo. Así, se puede considerar un MIS como un sistema en el que la información se recoge, se analiza y se distribuye mediante procedimientos mas tradicionales y redes integradas de ordenadores para facilitar y mejorar la toma de decisiones en la organización.

Realmente los ordenadores se han convertido en una herramienta adicional a disposición de los directivos que ha incrementado la rapidez en la toma de decisiones y el control de cualquier actividad. La aceleración del control en las organizaciones permite, por ejemplo, que el directivo conozca mucho antes la disminución de las ventas en una zona determinada y que obtenga información que le permita entender las razones por las que esto ocurre.

SISTEMA DE APOYO A LA DECISION

DSS (Decision Support System) permite el acceso de los directivos a informaciones graficas con tablas, diagramas de barras, porciones o líneas, en la que se proporcionan datos actualizados y valiosos para la toma de decisiones de los directivos. Se puede decir que los DSS son unos MIS especializados en mejorar la efectividad de los directivos en la toma de decisiones.

SISTEMA DE INFORMACION DE LA ALTA GERENCIA

EIS (Executive Information System) son sistemas de ayuda a la decisión específicos para los directivos de alto nivel. Suelen ser sencillos de manejar y no requieren conocimientos previos de informática para su utilización. Proporcionan rápida información en forma de gráficos, tablas e informes con información actual agregada o general como por ejemplo las ventas totales que enfatizan las tendencias mas que los detalles de las operaciones. Así Domecq Importers Inc. ha desarrollado un EIS que proporciona datos para la administración estratégica a través de una herramienta de análisis de los competidores y los presupuestos.

TPS (Sistema de procesamiento de transacciones).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.

 OAS (Sistemas de automatización de oficinas).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

  • consiste en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización.
  • forman parte de este software: los procesadores de texto, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc.
  • cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software  para facilitar su distribución  e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática

ERP (Sistema Planificación de Recursos).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa  en ingles, (ERP) “enterprisere source planning” son sistemas de gestión de información que  integran y automatizan muchas  de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Se caracterizan por  estar compuestos por diferentes  partes integradas  en una única aplicación. Estas partes  son de diferente uso  por ejemplo:

·         Producción, ventas, compras, logística y contabilidad (de varios tipos)

·         Gestión de proyectos, sistema de gestión geográfica, inventarios y control de almacenes

·         Pedidos

·         Nominas

 SE (Sistema experto).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Es una aplicación informática capaz de  solucionar un conjunto de problemas  que exigen un gran conocimiento  sobre un determinado tema, un sistema experto es un conjunto de programas que, sobré una base de conocimientos, posee información de uno o más expertos  en un área específica.

Estos sistemas imitan las actividades de un humano para resolver problemas de distinta índole (no necesariamente tiene que ser de inteligencia artificial).

·      Se dice que un “se” se basa en el conocimiento declarativo (hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control (información sobre el seguimientos de una acción).

·      Para que un “se” sea una herramienta efectiva se necesita de dos capacidades para poder cumplirlo

1.-Explicar sus razonamientos o base del conocimiento

2.- Adquisición de nuevos conocimientos o integrador del sistema

Aunque en esencia persigan los mismos objetivos y sean utilizados en forma complementaria, algunas clasificaciones de los Sistemas de Información son:

·           Sistemas de manejo de Información u Operativos: registran, procesan y almacenan las transacciones de la empresa con el fin de brindar información para el control de las operaciones de una empresa. Por ejemplo los sistemas contables, de manufactura, ventas, mercadotecnia, recursos humanos, etc.

·           Sistemas de Información Ejecutiva: Son sistemas orientados al apoyo en la toma de decisiones del alto directivo, utilizando indicadores de medición de riesgo o áreas de oportunidad, herramientas para manipular la información creando “escenarios” de sensibilidad (whatif) y el acceso a graficas y reportes.

·           Sistemas Expertos: Utilizan datos almacenados (llamados hechos) y reglas para recomendar una decisión especifica, sugerir acciones o predicciones a manera de emular y  captar la experiencia de un experto humano.

·           Sistemas de Información Web: al incorporar las facilidades que ofrece Internet, estos sistemas pueden manejar de manera eficiente grandes volúmenes de información.
 
 
 

 

4.7.3 ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS NEGOCIOS



 
ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS NEGOCIOS

 Los Sistemas de Información deben tener un objetivo, una estrategia y factores críticos de éxito. La evaluación de los Sistemas de Información que operan actualmente en una empresa así como la adquisición o creación de un nuevo sistema, requieren del establecimiento de objetivos claros, medibles y reales sustentados en una estrategia que guie el como van a ser transformados en resultados. Así mismo, se vuelve clave la existencia de factores críticos de éxito que identifiquen los elementos de valor que existen dentro y fuera de la empresa y que pueden ser utilizados en la instrumentación de un Sistema de Información.

Por ejemplo, el objetivo de aumentar 20% el nivel de ventas, siguiendo una estrategia de segmentación de precios, buscando eficientar los procesos administrativos que se realizan en las áreas funcionales de mercadotecnia, producción, contabilidad y finanzas (factores críticos de éxito) integra el para que y el como de los Sistemas de Información.

Los Sistemas de Información tienen un ciclo de vida: análisis, diseño, desarrollo e implementación. La medición de la eficiencia de un Sistema de Información así como la fijación del tiempo de ejecución debe tomar en cuenta las características propias de cada etapa. Durante el análisis de requerimientos se investigan, organizan y jerarquizan las necesidades de información de los usuarios y de la empresa, en el diseño, se concretan las entradas (datos), procesamientos (frecuencia y volumen de cálculos o transformaciones de datos) así como las salidas esperadas (reportes, consultas).

En el desarrollo se definen las herramientas tecnológicas y equipos de trabajo y en la etapa de implantación se realizan pruebas de estrés, adecuaciones, entrenamientos, conversiones y revisiones. La retroalimentación entre las etapas anteriores representa un papel clave para que un Sistema de Información satisfaga las necesidades para las cuales fue creado.  

La etapa de análisis de requerimientos para un Sistema de Información no puede ser vista solo como su etapa inicial. Buscar la trascendencia para un Sistema de Información, requiere aplicar esquemas lógicos de causa y efecto y a su vez enriquecer estos esquemas con la experiencia de usuarios que puedan visualizar la ocurrencia de eventos inesperados que en determinado momento pueden afectar el rumbo planeado para un Sistema de Información.
El papel del administrador en los Sistemas de Información

La especialización actual de tareas basada en economías de escala o factores geográficos, ha permitido que los servicios de subcontratación sean mas accesibles y costeables. Las alianzas tecnológicas que se realizan entre empresas distintas implican un compromiso responsable de ambas partes así como una asignación eficiente de recursos reales para lograr la aplicación de las tecnologías de la información en un menor tiempo y con un alto grado de confiabilidad. Los Hoteles Camino Real por ejemplo, han logrado aplicar nuevas tecnologías sin llegar a conocerlas a fondo, contratando proveedores externos para la ejecución de proyectos o tareas específicas y evaluando arrendamientos financieros de equipos modernos que satisfagan las necesidades de sus clientes.
 
 

 

 

4.7.1 EVOLUCION, DEFINICION Y TAXONOMIA DEL SISTEMA DE INFORMACION




 EVOLUCION, DEFINICION Y TAXONOMIA DEL SISTEMA DE INFORMACION

La evolución que han tenido los sistemas de Información no solo los ha clasificado bajo distintos rubros según el campo de aplicación, sino que adicionalmente ha hecho que su estudio implique mucho mas que el aspecto tecnológico.

Definir Un Sistema de Información como instrumento facilitador de la automatización de tareas, es demeritar su valor y potencial para con las actividades realizadas bajo el contexto de cadena de valor de cada empresa.

Un Sistema de Información es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección estructurada de datos de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye parte de la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.                        

Pepsico de México, elaboradora de concentrados para bebidas gaseosas, agilizo un 30% su producción al sustituir sus sistemas por sistemas integrales que manejan la información de manufactura, administración, distribución y ventas de manera que ahora pueden consultar la información de todos los departamentos.

 Aunque este cambio no constituye un estándar corporativo para todas las plantas debido a las distintas necesidades y políticas de las mismas, su implantación se llevara a cabo en otras plantas de Latinoamérica como Uruguay, Argentina y Venezuela.

Grupo Vitro compañía mexicana dedicada a la fabricación y comercialización de productos relacionados con la industria del vidrio y similares, y proveedor de procter & Gamble, Avon, CoverGirl, entre otras marcas, ha logrado implementar (tarea de inicio hace mas de 20 años) un sistema de información con la mas avanzada tecnología. Con ello ha reducido el ciclo para la creación de un nuevo envase de 26 semanas a 21 días. Este ciclo abarca desde la creación del mismo hasta su lanzamiento en el mercado. Cabe mencionar que este avance no ha resultado beneficioso para algunos clientes quienes debido a sus áreas de mercadotecnia y lanzamiento de campañas publicitarias requieren mas de 10 semanas en vez de tres.

El administrador debe considerar que los Sistemas de Información, encargados de coordinar los distintos flujos de información de una empresa determinada, requieren:

·         Una evaluación constante a fin de que puedan cumplir satisfactoriamente las expectativas necesidades y requerimientos de los usuarios que los utilicen en distintos niveles.

·         Alinearse con las estrategias corporativas que enlazan a los procesos empresariales

·         Niveles de seguridad para intercambiar información entre empresas y agentes externos

·         Entender que la información no pertenece al sistema que la maneja, sino a la empresa en si y que estos datos deben de tener un significado claro, consistente, corporativo y no departamental

·         Habilidades para ser aplicados exitosamente en el preciso momento, con el personal adecuado y en la situación apropiada.
 
 
 

4.7 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL



  SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

 Para aplicar las tecnologías de la información, es importante identificar en primera instancia el valor que representa la información para el individuo, para la sociedad, y por ende, para una empresa y país.

Los sistemas de Información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

Desde nuestra gestión y hasta nuestra muerte, aprendemos a utilizar la información para conocernos a nosotros mismos y al medio ambiente que nos rodea. Con ella adquirimos habilidades y destrezas para transformarla en conocimiento para nuestro desarrollo y sobrevivencia.

La información es definida como un conjunto de datos seleccionados que se unen con el objeto de generar un conocimiento o comunicar un significado preciso, es apreciada de manera distinta por cada cultura.
 
 

martes, 25 de junio de 2013

4.6 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL





TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Todas las herramientas o técnicas de planeación son técnicas de control. A partir del momento en que se determina un objetivo (si este es correctamente definido) se establece un control ya que un objetivo es un estándar. Por lo tanto, un adecuado control depende de una eficiente planeación y viceversa.

Dentro de las técnicas de control destacan, por su mayor representatividad, los sistemas de información.

Las Técnicas de control se aplican en todas las áreas funcionales de la empresa. Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones tanto a nivel genérico, como especifico a fin de determinar la acción correctiva necesaria.


Son muchos los sistemas de control de calidad y cada uno de ellos tiene diversas herramientas. El sistema de control de calidad mas difundido es el del Dr. Ishikawa quien propone siete herramientas para analizar la calidad y generar la mejora continúa. 

  • DIAGRAMA DE PROCESO
  • HOJAS DE REGISTRO Y LISTAS DE VERIFICACIÓN
  • DIAGRAMA DE PARETO
  • DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
  • LLUVIA DE IDEAS
  • HISTOGRAMA
  • GRÁFICO DE CONTROL
  • DIAGRAMA DE FLUJO
















4.5.5 PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL



PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL

El administrador debe establecer puntos de atención especial y luego vigilarlos para asegurarse de que toda la operación procede como se ha planeado.
Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, en el sentido de ser factores limitantes en la operación, o ser mejores indicadores que otros factores acerca de si los planes están funcionando. Con tales estándares, los administradores pueden manejar un mayor grupo de subordinados y así incrementar su ámbito de administración, con los resultantes ahorros en costos y la mejoría de la comunicación.

 El principio de control de puntos críticos, uno de los principios de control mas importantes establece que el control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de controlar es comparar el desempeño de la compañía con el de otras empresas a partir de los puntos de referencia o benchmarking.


Estándares de Puntos Críticos

Cada objetivo, cada meta, cada política, procedimiento pueden convertirse en un estándar contra el cual podría medirse el desempeño real o esperado. Sin embargo en la práctica, los estándares tienden a ser de los siguientes tipos: 1) físicos, 2) de costos, 3) de capital, 4) de ingresos, 5) de programas. 6) intangibles, 7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico.

Estándares físicos

Los estándares físicos son medidas no monetarias y no comunes al nivel operativo, en los que se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades, como horas de mano de obra por unidad de producción, libras de combustible por caballo de fuerza por hora también pueden reflejar calidad, como dureza de cojinetes, cercanía de tolerancias.

Estándares de costos

Los estándares de costos son medidas monetarias y como los estándares físicos, son comunes al nivel operativo. Agregan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos comunes de los estándares de costos son las medidas de amplio uso como costos directos e indirectos por unidad producida, costo de mano de obra por unidad, o por hora.

Estándares de Capital

Hay una variedad de estándares de capital, los cuales surgen de la aplicación de medidas monetarias a artículos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa más que con los costos de operación y por tanto, están relacionados primordialmente con el balance general, más que con el estado de ingresos. Quizás el estándar de mas amplio uso para una nueva inversión.

Estándares de Ingresos

Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada.

Estándares de Programa

Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuestos variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. Aunque puede ser necesario aplicar cierto juicio subjetivo al evaluar el desempeño de un programa, tiempos y otros factores se pueden utilizar como estándares de objetivos.

Estándares Intangibles

Más difíciles de establecer son los estándares no expresados en medidas físicas o monetarias. ¿Qué estándares puede utilizar un administrador para determinar la competencia del agente de compras divisional o del director de personal? ¿Qué podemos utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazo? ¿O si el programa de relaciones publicas es exitoso?

Metas como Estándares

Con la tendencia actual por empresas mejor administradas para establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables a cada nivel de la administración, el uso de estándares intangibles, si bien continúa siendo importante, esta disminuyendo. En operaciones de programas complejos, así como en el desempeño de los administradores mismos, los investigadores han encontrado que por medio de la investigación es posible definir metas.



4.5.4 RETROALIMENTACION




RETROALIMENTACION



La retroalimentación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores. A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron.


De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.


4.5.3 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES




CORRECCIÓN DE DESVIACIONES


La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándares o indicadores.

Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el problema.
Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el estándar. Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una disminución en las ventas que indica que no se han logrado los objetivos. Antes de implantar una medida correctiva es conveniente analizar si esta disminución se debe a la escasa calidad en el producto o a deficientes procesos mercadológicos.


Los estándares deben reflejar las diversas posiciones en la estructura de una organización. Si el desempeño es medido de conformidad, es más fácil corregir desviaciones.


4.5.2 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO



MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO


Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. Para llevar a cabo esta función se utilizan primordialmente los sistemas de información, por tanto, la efectividad de la medición dependerá directamente de la fiabilidad y exactitud de la información, misma que debe ser oportuna (a tiempo) confiable (exacta), valida, que mida realmente el fenómeno que intenta medir con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los canales de comunicación adecuados).


Aun cuando esa medición no siempre es practicable, la medición del desempeño contra estándares debería hacerse apropiadamente sobre una base de mirar al frente para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran y mediante acciones apropiadas. El administrador alerta y con visión al frente, en ocasiones predice posibles desviaciones de los estándares. Sin embargo, en ausencia de tal capacidad, las desviaciones deben ser descubiertas tan pronto como sea posible.



4.5.1 ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES



ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado, para lo cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados.
Un estándar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve como patrón para efectuar el control.


Ya que los planes son las varas de medir contra las cuales los gerentes diseñan los controles, lógicamente, el primer paso del proceso de control seria establecer planes. Sin embargo, dado que los planes varían en detalles y complejidad y que, por lo común, los administradores no pueden vigilar todo, se establecen estándares especiales.

 Los estándares simplemente son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban señales de cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Hay muchos tipos de estándares. Entre los mejores están las metas u objetivos verificables, como se discutió en la administración por objetivos (APO).




4.5 PROCESO BÁSICO DE CONTROL



PROCESO BÁSICO DE CONTROL

Las técnicas y sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos:

1) Establecer estándares

2) Medir el desempeño  contra estos estándares

3) Corregir variaciones de los estándares y planes

4) Retroalimentación