4.4 TIPOS DE CONTROL

TIPOS DE CONTROL

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse de manera integral y aplicarse continuamente a la empresa. El control puede ser:

Preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

Concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades como un proceso continuo.

Posterior: Se aplica después de haber realizado las actividades.

Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos diversos:

a) Control automático (feedback control)

b) Control sobre resultados (open control)

Para tener la idea de los dos tipos de control supongamos el siguiente ejemplo: se ha fijado como estándar de temperatura en un local determinado que esta debe sostenerse entre los 20° y 22° centígrados: en un sistema de control ordinario, hay que ver cuando el termómetro baje de los 20° o pase de los 22°, para ajustar la ventilación, hasta lograr que vuelva a los niveles señalados; en un sistema de control automático, el uso de un termostato, al llegar a los 20° o a los 22°, automáticamente cambia la calefacción, manteniendo así constantemente la temperatura en el nivel deseado.

Es posible hacer aplicaciones similares en el campo administrativo, en inventarios que se requieren en almacenes de materias primas, herramientas, etc., se fija un “punto de reorden” al llegar al cual, automáticamente se hacen los pedidos necesarios para que no falten los elementos indispensables mientras se consume la existencia de garantía.

El procedimiento de los dos sistemas de control se presenta objetivamente en la siguiente grafica:

4.3 PRINCIPIOS

PRINCIPIOS

Del carácter administrativo del control

Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control.

Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo corresponde al administrador.

En cambio, “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones.

De los estándares

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, supone siempre una base de comparación previamente fijada.

Hay veces que esta base son “realizaciones anteriores” meras estimaciones empíricas, etc.

Del carácter medial del control

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc. Que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.

En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante.

 Del principio de excepción

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo excepcional: hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atención.

Cuando el principio de excepción se aplica principalmente en el área de los factores estratégicos, se obtienen todavía más valiosos resultados.

4.2 CONCEPTO E IMPORTANCIA

CONCEPTO E IMPORTANCIA

1° Definición

Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Reyes Ponce Agustín

2° Definición

Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa.

Münch Galindo Lourdes

3° Definición

Elemento del proceso administrativo que registra la información de los resultados de la ejecución de los planes, programas, presupuestos,etc. Para evaluar su cumplimiento y, en su caso reencauzarlos hacia lo planeado.

Hernández y Rodríguez Sergio

4° Definición

El control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos con la finalidad de detectar los errores para repararlos y evitar en el futuro su repetición.

Conclusión:

El control se define como la fase del proceso administrativo que registra la información de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

 IMPORTANCIA

a)    Cierra el ciclo de la Administración, de hecho, los controles son a la vez medios de previsión.

b)    Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

c)    crea mejor calidad,  las fallas de proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

d)    enfrenta el cambio, la función de control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ellos, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

e)    facilita la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

El control es de vital importancia dado que:

•         Sirve para comprobar la efectividad de la gestión
•         Promueve el aseguramiento de la calidad
•         Protección de los activos de la empresa
•         Garantiza el cumplimiento de los planes
•        Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo
•      A través de este, se detectan y analizan las causas que originan las desviaciones, para  evitar que se repitan.
•         Es el fundamento para el proceso de planeación

CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

 4.1 INTRODUCCIÓN

En este blog se hablara de la etapa de Control como Función Administrativa y la definen como: la fase del proceso administrativo que registra la información de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Sin dejar de lado la importancia porque es la etapa de la administración que cierra el ciclo, además se dan en todas las demás funciones, en la organización, dirección e integración hay control. Un punto a tratar de este trabajo son los principios que son 4: el de carácter administrativo del control, de los estándares, del carácter medial del control y del principio de excepción. El siguiente punto a tratar es el proceso del control que está conformado por 4 pasos: que son el establecimiento de estándares, medición y detección de desviaciones, corrección y por ultimo retroalimentación. El tema de puntos críticos del control donde cada objetivo, cada meta, cada política, procedimiento pueden convertirse en un estándar contra el cual podría medirse el desempeño real o esperado. Sin embargo en la práctica, los estándares tienden a ser de los siguientes tipos: 1) físicos, 2) de costos, 3) de capital, 4) de ingresos, 5) de programas. 6) intangibles, 7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico. Todas las herramientas o técnicas de planeación son técnicas de control. A partir del momento en que se determina un objetivo (si este es correctamente definido) se establece un control ya que un objetivo es un estándar. Por lo tanto, un adecuado control depende de una eficiente planeación y viceversa. Dentro de las técnicas de control destacan, por su mayor representatividad, los sistemas de información. Que es otro punto a tratar en este trabajo. Los sistemas de Información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. El último tema a tratar en este trabajo son las Tecnologías de la Información que es “el término que describe la disciplina que integra a los sistemas computacionales, redes de telecomunicaciones y aplicaciones de multimedia (combinando información de audio, texto y video)”.