4.5.5 PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL

PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL

El administrador debe establecer puntos de atención especial y luego vigilarlos para asegurarse de que toda la operación procede como se ha planeado.

Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, en el sentido de ser factores limitantes en la operación, o ser mejores indicadores que otros factores acerca de si los planes están funcionando. Con tales estándares, los administradores pueden manejar un mayor grupo de subordinados y así incrementar su ámbito de administración, con los resultantes ahorros en costos y la mejoría de la comunicación.

 El principio de control de puntos críticos, uno de los principios de control mas importantes establece que el control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de controlar es comparar el desempeño de la compañía con el de otras empresas a partir de los puntos de referencia o benchmarking.

Estándares de Puntos Críticos

Cada objetivo, cada meta, cada política, procedimiento pueden convertirse en un estándar contra el cual podría medirse el desempeño real o esperado. Sin embargo en la práctica, los estándares tienden a ser de los siguientes tipos: 1) físicos, 2) de costos, 3) de capital, 4) de ingresos, 5) de programas. 6) intangibles, 7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico.

Estándares físicos

Los estándares físicos son medidas no monetarias y no comunes al nivel operativo, en los que se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades, como horas de mano de obra por unidad de producción, libras de combustible por caballo de fuerza por hora también pueden reflejar calidad, como dureza de cojinetes, cercanía de tolerancias.

Estándares de costos

Los estándares de costos son medidas monetarias y como los estándares físicos, son comunes al nivel operativo. Agregan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos comunes de los estándares de costos son las medidas de amplio uso como costos directos e indirectos por unidad producida, costo de mano de obra por unidad, o por hora.

Estándares de Capital

Hay una variedad de estándares de capital, los cuales surgen de la aplicación de medidas monetarias a artículos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa más que con los costos de operación y por tanto, están relacionados primordialmente con el balance general, más que con el estado de ingresos. Quizás el estándar de mas amplio uso para una nueva inversión.

Estándares de Ingresos

Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada.

Estándares de Programa

Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuestos variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. Aunque puede ser necesario aplicar cierto juicio subjetivo al evaluar el desempeño de un programa, tiempos y otros factores se pueden utilizar como estándares de objetivos.

Estándares Intangibles

Más difíciles de establecer son los estándares no expresados en medidas físicas o monetarias. ¿Qué estándares puede utilizar un administrador para determinar la competencia del agente de compras divisional o del director de personal? ¿Qué podemos utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazo? ¿O si el programa de relaciones publicas es exitoso?

Metas como Estándares

Con la tendencia actual por empresas mejor administradas para establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables a cada nivel de la administración, el uso de estándares intangibles, si bien continúa siendo importante, esta disminuyendo. En operaciones de programas complejos, así como en el desempeño de los administradores mismos, los investigadores han encontrado que por medio de la investigación es posible definir metas.